PENGORGANISASIAN
STRUKTUR MANAJEMEN
Definisi
Pengorganisasian
Pengorganisasian
merupakan fungsi kedua management yang tak kalah pentingnya dengan perencanaan.
Dengan kata lain pengorganisasian yaitu 3 proses menciptakan hubungan-hubungan
antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik, agar supaya
kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan, disatukan dan diarahkan pada
pencapaian tujuan bersama. Proses pengorganisasian menghasilkan organisasi
formal yaitu lembaga atau kelompok fungsional yang menjadi wadah kegiatan
anggota organisasi. Di lain pihak mungkin timbul organisasi informal yaitu yang
menjadi wadah hubungan antara anggota tertentu organisasi formal. Semuanya
perlu diperhatikan oleh manager organisasi apabila dia berminat untuk
memanfaatkan bagi tercapainya tujuan.
Pengorganisasian dianggap penting
karena manager tidak bisa melakukan semua pekerjaan tersebut sendirian, dan
dengan membagi pekerjaan secara tepat, pekerjaan bisa diselesaikan dengan lebih
efisien. Dalam pengorganisasian dua aspek penting yang perlu dipahami adalah
pembagian kerja (division of work)
dan pembentukan bagian (Departmentalization).
Definisi
Struktur Organisasi
Struktur
Organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian dan
posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan pembagian aktivitas
kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas sampai batas-batas
tertentu. Selain itu, struktur organisasi memperlihatkan tingkat spesialisasi
aktivitas tersebut. Struktur organisasi juga menjelaskan hirarki dan susunan
kewenangan, serta hubungan pelaporan (siapa melapor pada siapa). Dengan adanya
struktur organisasi, maka stabilitas dan komunitas organisasi bisa tetap
bertahan. Ada 4 elemen dalam struktur, yaitu Spesialisasi aktivitas, standarisasi
aktivitas, koordinasi aktivitas, dan besar unit kerja.
Para manajer hendaknya mengatur
organisasi dan sub-unitnya agar sejalan dengan tujuan perusahaan, kemampuan
sumber daya yang dimiliki, serta kondisi lingkungan organisasi internal maupun
eksternal. Ada beberapa faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan
struktur organisasi, yaitu: Strategi dan struktur organisasi, teknologi sebagai
penentu struktur, manusia sebagai penentu struktur, dan ukuran dan struktur.
Dan dalam sumber lain mengatakan
bahwa struktur organisasi merupakan hubungan antara berbagai kegiatan yang
dilaksanakan di dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah menyediakan atau
memberi wadah pada fungsi-fungsi organisasi agar tujuan tercapai dengan mudah.
Bagan organisasi biasanya ada 5 aspek struktur organisasi yaitu: Pembagian
kerja, manajer dan bawahan, tipe pekerjaan yang dilakukan, pengelompokan
sebagian pekerjaan, dan tingkatan manajemen.
Manfaat dibuat struktur
organisasi diantaranya adalah pertama, para karyawan diberi gambaran tentang
bagaimana organisasi disusun. Bagaimana manajer, bawahan, dan tanggung jawab,
dilukiskan. Kedua, apabila ada masalah tertentu, bisa dicarikan siapa (atau
pada bagian apa) yang bisa memecahkan persoalan tersebut. Ketiga, proses
pembuatan struktur tersebut memungkinkan manajer mengenali kekurangan
organisasi.
Pengorganisasian
sebagai fungsi manajemen
Dalam
pengorganisasian terdapat bermacam-macam teori tentang organisasi. Dari semua
teori itu tidak satu teori pun yang dianggap paling lengkap atau paling
sempurna, teori-teori itu satu sama lain saling mengisi dan saling melengkapi. Teori
dianggap baik dan tepat apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan
lingkungan dan mampu memperhitungkan situasi-situasi tertentu.
ACTUATING
DALAM MENEJEMEN
Definisi
Actuating
Actuating
dalam arti umum yakni menggerakkan orang lain. Definisi actuating menurut
George R. Terry yaitu kegiatan menggerakkan anggota-anggota kelompok untuk
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas masing-masing. Menurut Prof. Dr. Mr.
S. Prajudi Atmosudirdjo actuating yaitu pengaktifan orang-orang sesuai dengan
rencana dan pola organisasi yang telah ditetapkan.
Dia
pun membuat perincian pekerjaan manajer dalam segi actuating seperti:
1) Melakukan kegiatan antisipasi dengan
senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan.
2) Mengarahkan dan menantang orang
lain agar bekerja sebaik-baiknya.
3) Memotivasi anggota.
4) Berkomunikasi secara efektif.
5) Meningkatkan anggota agar
memahami potensinya secara penuh.
6) Memberi imbalan penghargaan
terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan dengan baik.
7) Mencukupi keperluan pegawai
sesuai dengan kegiatan pekerjaannya.
8) Berupaya memperbaiki pengarahan
sesuai dengan petunjuk perusahaan.
Fungsi
pokok adanya actuating adalah sebagai berikut:
1) Mempengaruhi seseorang supaya
bersedia menjadi pengikut
2) Menaklukkan daya tolak seseorang
3) Membuat sesorang atau orang-orang
suka mengerjakan tugas dengan lebih baik
4) Mendapatkan, memelihara dan
menumpuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja.
5) Menanamlan, memelihara dan
menumpuk rasa tanggung jawab seseorang terhadap Tuhannya, Negara dan
masyarakat.
Pentingnya
actuating
Funsi
actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan
orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang
berarti bila tidak diikuti dengan penggerakkan seluruh potensi SDM dan Non
manusia pada pelaksanaan tugas. Semua SDM yang ada harus dioptimalkan untuk
mencapai misi, visi, dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja
sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing
SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah
ditetapkan.
Prinsip
actuating
Menurut
Kurniawan, prinsip-prinsip acruating antara lain:
1) Memperlakukan pegawai dengan
sebaik-baiknya
2) Mendorong pertumbuhan dan
perkembangan manusia
3) Menanamkan pada manusia keinginan
untuk melebihi
4) Menghargai hasil yang baik dan
sempurna
5) Mengusahakan adanya keadilan
tanpa pilih kasih
6) Memberikan kesempatan yang tepat
dan bantuan yang cukup
7) Memberikan dorongan untuk
mengembangkan potensi dirinya
Sedangkan
menurut Haris, actuating yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada
beberapa prinsip, yaitu prinsip mengarah pada tujuan, prinsip keharmonisasian
dengan tujuan, dan prinsip kesatuan komando.
MENGENDALIKAN
FUNGSI MANAJEMEN
Definisi
mengendalikan (controling)
Definisi
controling menurut George R. Terry yaitu kegiatan untuk menyesuaikan antara pelaksanaan
dan rencana-rencana yang telah ditentukan. Dia pun membuat perincian pekerjaan
manajer dalam segi controling seperti:
1) Membandingkan hasil-hasil
pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan.
2) Menilai hasil pekerjaan dengan
standar hasil kerja.
3) Membuat media pelaksanaan dengan
tepat.
4) Memberitahukan media pengukur
pekerjaan.
Sedangkan
menurut Stoner & Wankel, controling yaitu sebuah proses yang dilakukan
untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan (dalam proses menejemen) berjalan
mengikuti rencana yang telah ditetapkan dan menuju kepada sasaran yang harus
dicapai.
Langkah-langkah
dalam controlling
Mochler
dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian,
yaitu:
a)
Menentukan
standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.
b)
Mengukur
prestasi kerja.
c)
Menganalisis
apakah prestasi kerja memenuhi syarat.
d)
Mengambil
tindakan korek
Tipe-tipe
controlling
Stoner
James, A. F. dan Wankel, Charles (1988) mengelompokkan tipe-tipe controlling
dalam empat jenis, yaitu:
1)
Pengendalian
Pra-Tindakan (pre-action control)
Menurut
konsep pengendalian, suatu tindakan bias diambil bila sumberdaya manusia, bahan
dan keuangan diseleksi dan tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yang tepat.
2)
Pengendalian
Kemudi (Steering Control) atau Pengawasan Umpan Maju (Freeforward
Control)
Metode
ini dibentuk untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan
tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin
melihat adanya penyimpangan dia dimungkinkan untuk melakukan koreksi, sekalipun
kegiatan belum selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada
waktu yang tepat dapat memperoleh informasi yang akurat.
3)
Pengendalian
Secara Skrining atau Pengendalian Ya/Tidak (Screening or Yes/No Control)
Metode
ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika
pengmanan terhadap resiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini
fungsional bila prosedur dan syarat-syarat tertentu disepakati sebelum
melakukan kegiatan.
4)
Pengendalian
Purna-Karya (Post-Action Control)
Metode
pengendalian digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan
perusahaan setelah kegiatan selesai
Referensi:
M. Herujito, Yayat. 2001.
Dasar-dasar Menejemen. Bogor: Grasindo
Umar, Husein. 2000. Business An
Introduction. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama
S. Ruki, Achmad.
2000. Sukses Sebagai Manager Profesional Tanpa Gelar MM atau MBA. Jakarta: PT.
Gramedia Pustaka Utama
Husnan, Drs. Suad.
1989. MANAJEMEN. Yogyakarta: BPFE
Reksohadiprodjo,
Sukanto. 1986. Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta: BPFE
Komentar
Posting Komentar